1. INTRODUCCIÓN
Este manual proporciona un procedimiento detallado para recibir, atender y responder a las solicitudes de los titulares de datos, garantizando la correcta administración y protección de la información personal, de conformidad con la la Ley 1581 de 2012, Ley 1266 de 2008 sus decretos reglamentarios, y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, así como la Política para el Tratamiento de Datos Personales, y demás documentos legales indicados en el Manual Interno de Políticas y Procedimientos.
2. OBJETIVOS GENERALES
3. RESPONSABILIDADES
Todo el personal interno y externo de la empresa que recolecte, almacene, use o comparta datos personales públicos, privados, semiprivados o sensibles tienen la responsabilidad de:
4. CONCEPTOS
Para presentar tus peticiones, consultar o reclamos, deberás tener en cuenta las siguientes definiciones:
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Solicitud de acceso a los datos personales que reposan en nuestras bases de datos.
Petición presentada por el titular cuando considera que la información contenida en nuestras bases de datos debe ser corregida, actualizada, suprimida o se está haciendo un uso indebido.
Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, uso, circulación o supresión.
Es la persona que adquiere, por sucesión o transmisión legal, los derechos u obligaciones del titular de datos personales.
5. CALIDAD Y DERECHOS DEL TITULAR
El titular es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento y reposan en nuestras bases de datos. De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, Ley 1266 de 2008 sus decretos reglamentarios, y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, los titulares de la información tratada por PRIME cuentan con los siguientes derechos:
Asimismo, el titular conserva todos los demás derechos que establezcan las leyes mencionadas, los cuales son de obligatorio cumplimiento para PRIME y para cualquier Encargado del Tratamiento.
6. PROCEDIMIENTO INTERNO
a. Recepción de la Solicitud: Las consultas y reclamos podrán presentarse por correo electrónico, o de manera presencial en las instalaciones físicas de la empresa. En caso de recibir la solicitud de forma física, esta deberá ser remitida internamente al Oficial de Protección de Datos para su trámite.
El Oficial verificará que la información esté completa y, de ser necesario, requerirá al titular la ampliación o complementación de los datos suministrados.
b. Clasificación:
c. Análisis y Verificación: Se revisa la solicitud frente a las bases de datos y se valida su legitimidad conforme a la normativa interna. En caso de solicitud de eliminación, se verifica si existe alguna obligación legal o deber contractual que impida dicha acción.
d. Respuesta:
7. INFORMACIÓN REQUERIDA PARA LA SOLICITUD
Para presentar una consulta o reclamo, el titular de los datos deberá acreditar su identidad y proporcionar la información mínima para el envío de la respuesta, tales como:
a. Nombres y apellidos completos.
b. Tipo y número de identificación.
c. Dirección de domicilio.
d. Teléfono de contacto.
e. Correo electrónico.
f. Información detallada de la solicitud.
g. Solicitud clara y expresa relacionada con los datos personales.
h. Si se trata de un reclamo, deberá adjuntar los documentos que soporten su solicitud.
i. En el caso de menores de edad, la solicitud deberá ser presentada por el representante legal.
8. PERSONAS AUTORIZADAS PARA PRESENTAR UNA CONSULTA O RECLAMO
Podrán presentar consultas o reclamos ante PRIME las siguientes personas:
a. Aspirantes, empleados, aprendices, contratistas, proveedores y aliados que tenga o haya tenido relación con la empresa.
b. Clientes con vínculo comercial actual o pasado.
c. Entidades públicas o administrativas en el ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
d. Terceros autorizados por el titular de los datos o por la ley.
e. Cualquier titular de la información personal que repose en nuestras bases de datos.
9. PROCEDIMIENTO PARA ATENDER UNA CONSULTA
El titular de la información podrá solicitar a PRIME REFRIGERATION S.A.S acceso a sus datos personales. La consulta será atendida en un plazo máximo de diez (10) días hábiles a partir de la fecha de recepción de la solicitud. En caso de no ser posible responder en este término, se informará al titular sobre los motivos de la demora y se dará respuesta en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles adicionales.
La consulta deberá realizarse a través del medio habilitado por la empresa garantizando así su trazabilidad y conservación como prueba.
10. PROCEDIMIENTO PARA ATENDER UN RECLAMO
Si el titular considera que la información contenida en nuestras bases de datos debe ser corregida, actualizada, suprimida o que se está haciendo un uso indebido de la misma, podrá presentar un reclamo ante la empresa bajo los siguientes parámetros:
a. El reclamo será atendido en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción.
b. Si no es posible resolver el reclamo en este término, se informarán los motivos de la demora y se dará respuesta en un plazo máximo de ocho (8) días hábiles adicionales.
c. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al titular dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes para que lo complete. Si en un plazo de dos (2) meses el titular no proporciona la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
d. Si PRIME no es competente para atender el reclamo, trasladará la solicitud a la entidad o persona correspondiente en un término máximo de dos (2) días hábiles, informando de esta situación al titular.
e. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea resuelto.
11. REQUISITOS DE PROCEDIBILIDAD
El Titular o causahabiente solo podrá elevar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la empresa.
12. ARCHIVO DE LA SOLICITUD Y RESPUESTA
a. Guardar una copia de la solicitud original y de la respuesta en el repositorio archivístico de la empresa.
b. Mantener registros de todas las interacciones relacionadas con la solicitud.
13. CANAL HABILITADO PARA PRESENTAR PETICIONES
PRIME REFRIGERATION S.A.S. ha habilitado los siguientes canales para la recepción de consultas y reclamos relacionados con el derecho de Habeas Data:
Correo electrónico: info@primerefrigeracion.com
Dirección física: Calle 60 Sur # 43A-84, Sabaneta, Antioquia.
Teléfono: (+57) 310 743 28 10
Las solicitudes serán atendidas por el Oficial de Protección de Datos Personales con Apoyo del Área Jurídica.
14. VIGENCIA
El presente manual entra en vigencia a partir del diez (10) de noviembre de dos mil veintiséis (2026) y deroga todas las versiones que le sean anteriores.
La empresa se reserva el derecho de actualizar y/o modificar el presente manual conforme a sus propias necesidades y cambios normativos.
